4 pénzügyi hiba, amin elúszhat a profitod

Hogyan ne bukj milliókat?

Januárban a legtöbb vállalkozó két dologra vágyik igazán: kipihenni az év végi hajrát, és végre elérni, hogy a rengeteg befektetett munka a bankszámlán is nyomot hagyjon. Aztán eltelik a február, elszalad a március, és sokan ugyanott találják magukat: a mókuskerék könyörtelenül pörög, a teendők listája végeláthatatlan, a cég vagyona mégsem gyarapszik.

Mi lehet az oka ennek a látszólagos ellentmondásnak?

Üzleti tanácsadóként, több száz magyar vállalkozás átvilágítása után merem állítani: nem a lustaság. A hazai kisvállalkozók többsége szorgalmas, leleményes és kitartó.

A probléma gyökere legtöbbször a pénzügyekhez való hozzáállásban keresendő.

A folytatásban:

• Mutatok négy pénzügyi baklövést, amelyek hosszú távon még a legstabilabb vállalkozást is képesek kivéreztetni.
• Konkrét számokkal illusztrálom, milyen veszteséget vagy elmaradt nyereséget jelenthetnek ezek a hibák egy átlagos magyar kisvállalkozás számára.
• Adok tippeket arra is, hogyan tudod elkerülni őket.

1. hiba: „Utálom a pénzügyeket. Csak végszükség esetén foglalkozom velük.”

Az nagyon nagy baj, ha a cégvezető a pénzügyeket puszta adminisztrációs nyűgnek tekinti.

Ha csak a hónap vagy a negyedév végén pillant rá a várható kiadásokra és bevételekre, a cég számlájára, akkor pénzügyileg vakon repül az év nagy részében. Nem tudja, mennyi pénze van, mennyit kellene tartalékolnia, és hogy milyen profitra számíthat.

Így nehéz észrevenni, ha nem a megfelelő ütemben érkeznek a bevételek vagy ha elszaladnak a költségek. Arról nem is beszélve, hogy a profitcélok megvalósulását sem lehet nyomon követni.

Az ilyen vállalkozó ebben a képletben gondolkodik:

Bevétel – kiadások = nyereség (már ha marad)

Vagyis a nyereség annyi lesz, amennyi. Ez a „lesz, ami lesz” hozzáállás, ami arra kondicionál, hogy a pénz elsősorban a vállalkozás kiadásainak fedezésére való, a tulajdonos pedig csak az utolsó a sorban.

Példa: Mekkora kárt okozhat a pénzügyek elhanyagolása egy vállalkozásban?

Képzeletbeli cégvezetőnket untatják a pénzügyek és a tervezés, ezért nem is tartalékol. Hónap közben elcsábul két új szoftver-előfizetésre (havi 40 ezer forint), és impluzusvásárlásként megvesz néhány irodai kiegészítőt (30 ezer forint), mert épp „van pénz a számlán”. Ha rendszeresen ilyen laza költségkontrollal dolgozik, akkor havonta 70 ezer forint folyik el feleslegesen. Aztán csodálkozik, hogy adózás után nem marad kivehető osztaléka.

Éves bukás: 12 x 70 000  = 840 000 forint.

A megoldás: Először a profitot kell elkülöníteni

Ne a maradékra várj. Vedd ki a nyereséget először. Ezt nevezik „profit first” („először a nyereség”) elvnek.

A helyes képlet:

Bevétel – nyereség = elkölthető keret

Amint beérkezik egy utalás, azonnal tegyél félre egy fix részt (kezdetben elég 5 százalék) egy külön alszámlára. Tényleg tedd át a pénzt, ne csak fejben vagy az Excel-táblázatodban!

A cég működését a megmaradt összegből kell megoldanod.

Ez a módszer rákényszerít a hatékonyságra: ha nincs fedezet a felesleges kiadásokra, akkor a költségeket vágod meg, nem a profitot éled fel.

Egy gyakorlati tipp: a reggeli pénzügyi rutin

Napi tíz perc odafigyelés többet ér, mint havi egyszer öt óra pánikszerű kapkodás. Ezt a kis gyakorlatot a reggeli kávézás közben is elvégezheted:

1. Nyisd meg a netbankot.
2. Nyisd meg a várható bevételeket és kiadásokat tartalmazó táblázatodat. (Ha nincs ilyen, legyen.)
3. Jegyezz fel három számot:

• Likviditás: Mennyi pénz áll rendelkezésedre? (Persze a félretett profiton kívül.)
• Kötelezettségek: Mennyit kell kifizetned ezen a héten?
• Várható bevétel: Mennyi pénz folyik be biztosan ezen a héten?

Ezeket a tételeket két korty kávé alatt is összevetheted, és megtudhatod, nyugodtan alhatsz-e a következő napokban. Ha rendszeresen elvégzed a gyakorlatot, sokkal magabiztosabban és nyugodtabban fogsz döntéseket hozni.

Ez a rövid távú napi biztonsági kontroll nem helyettesíti a hosszú távú tervezést, de fontos, hogy mederben tartsd a pénzügyeidet.

2. hiba: „A könyvelő majd megoldja az adóoptimalizálást”

Ez a mondat 2026-ban felér egy üzleti öngyilkossággal.

Tisztázzunk egy alapvető különbséget:

• A könyvelő a krónikás. A múltat rögzíti, és a hatósági megfelelést biztosítja. Ez egy utólagos tevékenység.
• Az adótanácsadó a stratéga. A jövőt tervezi. Vele azon dolgozol, hogy minél kevesebb adót kelljen fizetned, és minél nagyobb legyen a nyereséged. Ha jól csinálja, sokkal több pénzt hoz, mint amennyibe kerül.

A hiba ott van, hogy a vállalkozók zöme csak a krónikással beszél. Mert a könyvelő kötelező, az adótanácsadó meg nem.

Pedig az adóoptimalizálásnak a gazdasági esemény – a szerződéskötés, a beruházás – előtt kell megtörténnie. Amikor a könyvelő belép a képbe, már késő.

Példa: Mennyit lehet bukni az adóoptimalizálás elmulasztásával?

Cégvezetőnk év végén realizálja, hogy nyeresége lesz. Nem akar adót fizetni, ezért úgy dönt, inkább elkölti a többletet. Az utolsó pillanatban kapkod, mert nem látta előre (mondjuk októberben), hogy milyen eredmény várható.

December 28-án pánikszerűen vásárol egy gépet 3 millió forintért, amire nincs égető szüksége, csak „költségnek kell”.

Mi is történt? Ahelyett hogy okos tervezéssel – pl. fejlesztési tartalék képzésével – a pénzt a cégben tartotta volna a jövő évi, valóban szükséges beruházásra, eltapsolt 3 millió forintot. Abban a hiszemben, hogy megspórol – a társasági adójának mértékétől függően – kb. 300 ezer forint adót.

De még csak ez sem sikerült.

Egy 3 milliós gép ugyanis csak hét év alatt számolható el költségként az amortizáción keresztül!

Vagyis nem a 3 millió, hanem csak annak hetede, azaz 428 500 forint csökkenti az adóalapját egy évben. Na, de az is csak akkor, ha a vállalkozás tizenkét hónapon át használta a gépet.

A szomorú tény a vállalkozónk esetében az, hogy egy ilyen vásárlás szinte semmivel sem csökkentette az adóját, mert az amortizációt csak használati napokra lehet elszámolni. Ami itt a legjobb esetben is négy nap a háromszázhatvanötből. De lehet, hogy december 31-ig nem is helyezi üzembe a gépet. Akkor meg nulla.

Éves bukás (a feleslegesen lekötött tőke és az elszalasztott adókedvezmény): kb. 500 ezer forint.

A megoldás: kezdd az év végi adótervezést októberben

Ne várd meg a decembert. Írd be a naptáradba október közepére: „Előzárás és adótervezés”. Ekkor még van két és fél hónapod cselekedni. Például előrehozni a valóban szükséges beszerzéseket, átütemezni a bevételt, ami milliókat jelenthet záráskor.

3. hiba: Árazás hasraütésre

A legtöbb kisvállalkozó stratégiája kimerül ennyiben: „Megnézem a konkurenst, és alá vagy fölé lövök tíz százalékkal.”

Ez tévút. A versenytárs ára az ő költségszerkezetét tükrözi. Ami neki nyereség, az neked masszív veszteség lehet. Ráadásul neked talán nem is a bekerülési költségek alapján kellene áraznod. Például azért, mert abban a szerencsés helyzetben vagy, hogy akár jóval többet is kérhetnél, mint a versenytársaid.

A legtöbb esetben az önköltség a szigorú szempont. Ha mindennel együtt többe kerül a terméked vagy szolgáltatásod előállítása, mint amennyiért kínálod, az hosszú távon nem fenntartható. Ezt minden vállalkozó tudja.

A hibát az önköltség túlságosan optimista számításával követik el. Például sokan szinte csak az anyagköltséggel számolnak, és részben vagy teljesen kihagyják a rejtett tételeket és az állandó költségeket.

Példa: Mekkora kárt okoz a hibás árazás?

Mondjuk, hogy egy termék előállítása 6 ezer forintba kerül. A cégvezető tudja, hogy ehhez még hozzá kell adni az állandó kiadások egy részét, a marketingköltségeket, a szállítást és még néhány egyéb tételt. Kiszámolja, hogy mindennel együtt 9 ezer forint az adott termékre jutó költség. Tíz százalék a szokásos árrés a piacon, és a konkurencia is 10 ezer forint körüli áron adja a hasonló termékét. Beárazza hát ő is 10 ezer forintra.

Csakhogy nem gondol két kiadásra: a termék előállításához szükséges gépek amortizációjára és a garanciális javítások költségeire. Egyszerűen legyint rájuk: A gépeket csak tízévente kell cserélni. Ráér majd akkor foglalkozni velük, gondolja. A garanciális javítások pedig csak egy-két százaléknyit módosítanának a számításon. Minek kínlódni velük?

A valóság: a gépek tízévenkénti cseréje tíz százalékkal dobja meg a termékenkénti teljes bekerülési költséget. 9 ezer forint helyett máris 9900-nál tartunk, és a profit gyakorlatilag elúszott. Az egy-két százaléknyi garanciális költség pedig épp elég arra, hogy veszteségbe taszítsa a vállalkozást.

Éves bukás egy 100 milliós árbevételű cégnél: kb. 11 millió forint.

De a legnagyobb hiba, hogy nem vette észre, mennyire piacképtelen így a termék. 12 ezer forint körüli áron kellene adni, de nem tudja megindokolni a prémium árazást. Már régen azon kellett volna dolgoznia, hogy leszorítsa a költségeket vagy kiépítsen egy prémium márkát, ami indokolja a magasabb árat.

A megoldás: Ügyelj a rejtett költségekre és a stratégiai összefüggésekre

Kezdd a terméked teljes költségét befolyásoló, de elsőre nem nyilvánvaló költségekkel. Például ezekkel:

• Saját „piaci” bér: Ha te is dolgozol, számold fel a munkadíjadat.
• Amortizáció: Az eszközpótlás költsége, ami lehet, hogy csak évek múlva esedékes.
• Ügyfélszerzési költség: A marketing- és értékesítési költsége egy termékre vetítve.
• Selejt és garancia: Hibás termék, lejáró szavatosság, javítási költségek és a hozzájuk kapcsolódó adminisztráció, logisztika.
• Ügyvédi költség: Peres ügyek, szerződésminták, jogi adminisztrációval járó teendők minden vállalkozásban vannak.

Itt azonban még nincs vége. Vannak az önköltségen túlmutató, de lényeges árazási kérdések is, amelyek elmélyültebb, stratégiai gondolkodást igényelnek:

• Hová pozicionáljam a termékemet a piacon?
• Ki a célközönségem, és mennyire értékes ez a termék a számukra?
• Hogyan kommunikáljam nekik a minőséget, az árat és a vágyott márkaképet?

Ne gondold, hogy ez csak fölösleges elméleti okoskodás. Nagyon is kemény forintokat lehet bukni azon, ha nem ismered a célcsoportodat vagy a terméked helyét, értékét a piacon.

4. hiba: A „mindent egyszerre akarok” csapdája

A türelmetlenség és a fókuszvesztés a profit gyilkosa. Aki egyszerre akarja átalakítani a marketingtevékenységét, bevezetni egy új termékét és megújítani a vállalatirányítási rendszerét, az az ide-oda kapkodás miatt valós eredmények helyett csak annyit ér el, hogy hulla fáradt lesz.

Példa: Hogyan folyik el a vállalkozás pénze a kapkodás miatt?

Ambiciózus és türelmetlen cégvezetőnk egyszerre indított új webshopot és vett fel értékesítőket.

Az eredmény: Nem volt idő alaposan interjúztatni a jelölteket, ezért az egyikről csak három hónap után derült ki, hogy teljesen alkalmatlan. El kellett bocsátani. A fejvadászcég díja, a betanítás költsége és a bukott bér összesen másfél millió forint.

Közben a webshopot is nulláról kellett újrakezdeni, mert menet közben derült ki, hogy a választott webáruházmotor nem felel meg az igényeknek. Félmillió forintot dobtak így ki az ablakon.

Éves bukás: 2 millió forint.

A megoldás: A tematikus hetek módszere

Ne akarj mindennap mindennel foglalkozni. Végezd el a napi teendőket, hogy működjön az üzlet, de a hosszabb távú, stratégiai teendőkre heti bontásban koncentrálj. Például:

• 1. hét: Értékesítés és marketing.
• 2. hét: Termelés és hatékonyság.
• 3. hét: Innováció és jövőtervezés.
• 4. hét: Pénzügy és adminisztráció.

Mennyit bukhat egy vállalkozás ezeken a pénzügyi hibákon?

Adjuk gyorsan össze a képzeletbeli cégünk éves veszteségét:

• A pénzügyek elhanyagolásának ára: 840 ezer forint.
• Az adóoptimalizálás elmulasztása: 500 ezer forint.
• A hibás árazás miatti veszteség: 11 millió forint.
• A kapkodás miatti mínusz: 2 millió forint.

ÖSSZESEN: 14 millió 340 ezer forint

Ez a 14 millió forint valószínűleg több, mint a teljes, valós éves profit a százmilliós forgalmú cégben. És a tulajdonos zsebében maradhatott volna, ha többet foglalkozik a pénzügyekkel!

Gyakori kérdések a céges pénzügyi tervezésről

Mit jelent a „profit first” („először a nyereség”) elv?

A hagyományos üzleti szemlélet a profitot valamiféle maradékként kezeli:

Bevétel – kiadások = nyereség

A „profit first” szemlélet ezzel szemben a nyereségre koncentrál. Azt mondja, a tervezett profitot kell először (a kiadások előtt) elkülöníteni a cégben:

Bevétel – nyereség = elkölthető keret

Ez pénzügyi fegyelemre tanít, mert a cég csak annyit tud költeni, amennyi az elvárt hasznon felül megmarad.

Mi a különbség a könyvelő és az adótanácsadó között?

A könyvelő a múltat rögzíti és a hatósági megfelelést biztosítja. Az adótanácsadó a jövővel foglalkozik: segít kiválasztani a legjobb adózási formát, megtervezni az adókedvezmények igénybevételét, a beruházások időzítését, a fejlesztési tartalékok képzését.

Mikor érdemes elkezdeni az adóoptimalizálást?

A leggyakoribb hiba a decemberi kapkodás. Az év végi záráshoz szükséges adótervezés ideális időpontja az október közepe (előzárás), amikor még van 2-3 hónap a korrekcióra és a legális adóoptimalizálásra.

A teljes körű és hosszú távú adóoptimalizálást pedig nem lehet elég korán kezdeni: már a cégalapításkor, a cégforma megválasztásakor elsődleges szempontként kell kezelni.

Hogyan számoljam ki a termékem valós önköltségét?

Nem elég az anyagköltséget és a munkadíjat összeadni. A valós önköltség tartalmazza a rejtett költségeket is: az amortizációt, az egy vevőre jutó marketingköltséget és értékesítési költséget, a selejt arányát, a tulajdonos piaci bérét, a jogi költségeket és az egyéb rejtett kiadásokat.

A szerzőről

Hofer Noémi üzleti tanácsadó és adótanácsadó. Gazdasági felsővezetőként a Forbes TOP 20 listáján is szerepelt.

Szakterületei:

• üzleti tanácsadás magyar kis- és középvállalkozásoknak,
• adótanácsadás és adóoptimalizálás,
• nemzetközi adótanácsadás,
• vállalkozásindítási tanácsadás és startupok támogatása,
• tudatos pénzügyi tervezés,
• cégértékelés.

Üzleti tanácsadóként abban segít cégvezetőknek, hogy a megérzések helyett tényalapú döntéseket hozzanak, és átláthatóvá tegyék vállalkozásuk működését.

Szeretnéd rendbe tenni a vállalkozásod pénzügyeit?

Nézz körül a www.hofernoemi.hu oldalon, ahol további gyakorlati tanácsokat találsz a sikeres cégépítéshez.